LOS PROGRAMAS DE ORDEN Y ASEO EN EL ESPACIO DE TRABAJO
Los programas de Orden y Aseo dentro de las organizaciones, además de aportar directa o indirectamente a los sistemas de gestión, cumplen un papel fundamental en la prevención de accidentes de trabajo, disminución de las enfermedades laborales, aumento en la productividad y eficiencia de las empresas.
Existen diversas metodologías o estrategias para el desarrollo e implementación de los programas de orden y aseo, por ejemplo el programa SOL (Seguridad, orden y limpieza), TUTTAVA (Hábitos de trabajos seguros y productivos), 5 S (cinco principios japoneses, selección, limpieza, organización, estandarización y disciplina), JANO (Almacenamiento, aseo, orden y seguridad) entre otros.
Actualmente, un gran número de organizaciones hacen uso de la estrategia 5 S, sin embargo, y sin importar la metodología utilizada, los programas de orden y aseo trascienden su enfoque de organización y seguridad de un sitio de trabajo, a unificación de procesos, cambios de comportamiento y participación por parte de los trabajadores y la organización.
El diseño e implementación de un programa de orden y aseo busca:
Identificar aquellos factores que afectan el orden y el aseo de la organización.
Promover la participación de los trabajadores y la organización en la identificación y los cambios a realizarse en los espacios y condiciones de trabajo.
Disminuir los tiempos en búsqueda de herramientas, materiales o equipos para el desarrollo de actividades de la organización.
Disminuir los costos por daños o averías en productos almacenados sin ningún tipo de planeación.
Desarrollo de acciones concretas para la preservación del medio ambiente
Evitar desplazamientos innecesarios que aumentan la fatiga a nivel muscular
Desarrollo de acciones concretas para la preservación del medio ambiente
A continuación se brindan algunas recomendaciones para que mantenga su espacio de trabajo limpio y ordenado:
Para trabajos de oficina
Organice los elementos de mayor uso (teléfono, libreta de apuntes, esfero etc…), cerca de usted, evite ubicarlos en los extremos de su escritorio, lo anterior aumenta la fatiga muscular, movimientos y desplazamientos en su espacio de trabajo.
De ser posible, organice sus elementos de oficina (cosedora, perforadora, calculadora) en una gaveta o cajón, una vez haga uso de ellos colóquelos en el sitio asignado, en ocasiones pequeños elementos pueden causar accidentes de trabajo.
Mantenga los cajones de su escritorio cerrados, una vez acceda a ellos, verifique que queden cerrados en su totalidad, esto evitará golpes en alguna parte del cuerpo.
Defina un día y hora a la semana, para realizar acciones de limpieza y organización de archivo, esto evitará que se acumule papeles innecesarios en su superficie de trabajo.
En la medida de los posible sólo ubique los elementos relacionados con su actividad laboral, evite libros, fotografías, artículos decorativos; entre menos elementos tenga en su escritorio, mejorarán los procesos cognitivos y se facilitan las acciones que impliquen mayor concentración.
Para trabajos operativos
Garantice que los espacios asignados al almacenamiento y espacios de trabajo operativos se encuentren señalizados.
Asigne un espacio para el correcto almacenamiento, rotulado y etiquetado de las sustancias químicas necesarias en el desarrollo de sus productos.
Garantice que los pasillos y demás áreas comunes se encuentran libres de cajas, tambores o cualquier otro elemento que disminuya y obstruya el correcto desplazamiento por éstos.
Defina un día y hora a la semana, para realizar acciones de limpieza y organización de archivo, esto evitará que se acumule papeles innecesarios en su superficie de trabajo.
Establezca protocolos o estándares para el almacenamiento de productos o papelería, recuerde que los elementos deben organizarse de acuerdo a peso, tamaño y forma del empaque, lo anterior, facilitará su correcto manejo.
Para trabajos y actividades en casa
Asigne un espacio definido para llaves, billetera, teléfonos móviles y sus respectivos cargadores, el siempre tenerlos en un mismo lugar le ahorrara tiempo, y facilitara su organización al momento de salir al trabajo o estudio.
Si realiza actividades de teletrabajo o actividades académicas, organice en bandejas de archivo o carpetas convencionales los documentos de mayor uso, aquellos que ya no utiliza o que debe retomar de manera posterior ubíquelos en la parte inferior
Algunas de estas recomendaciones son de fácil uso en otros espacios de la vida diaria.